Thông qua một nghiên cứu định tính, sách trắng có tiêu đề Transitioning Asia-Pacific to a New Normal of Work” (tạm dịch:”Chuyển đổi châu Á-Thái Bình Dương sang một trang thái làm việc bình thường mới”), nhận thấy các nhà lãnh đạo kinh doanh và tư tưởng trong các ngành, lĩnh vực như ngân hàng, y tế, giáo dục, viễn thông, nghiên cứu và tư vấn chuyên nghiệp – chia sẻ những hiểu biết của họ về việc văn hóa tổ chức ở châu Á-Thái Bình Dương đang phát triển đến một mô hình làm việc mới như thế nào.
Bà Kady Dundas, Trưởng phòng Marketing, Microsoft Teams của Microsoft Corp cho biết: “Khi các khu vực khác nhau trên thế giới bị đại dịch COVID-19 tấn công, cuộc sống và công việc đã thay đổi chỉ sau một đêm đối với mọi người. Thật bất ngờ khi chúng tôi chuyển làm việc tại Phòng hội thảo để làm việc trong phòng khách ở nhà và khi làm điều đó, bạn có sự phụ thuộc cao vào video. Chúng tôi biết rằng, chúng tôi có khoảng 200 triệu người tham gia cuộc họp mỗi ngày, tương đương với 4,1 tỷ phút của cuộc họp [1]. sự chuyển động to lớn đến công việc từ xa. Những điểm dữ liệu đó cho thấy sự chuyển động to lớn đối với công việc từ xa”.
Công nghệ: phương tiện trợ giúp đắc lực
Trong bối cảnh đại dịch COVID-19 bùng phát, Microsoft nhận thấy rằng, trong khi các tổ chức ưu tiên áp dụng công nghệ để cho phép thực hiện mô hình làm việc từ xa và chuyển đổi kinh doanh tổng thể, thì sự thay đổi không hoàn toàn chỉ do công nghệ.
Tiến sỹ Joseph Sweeney, Cố vấn của Tổ chức IBRS (International Business Reply Services) và Chuyên gia về Tương lai của Công việc nhận xét.”Phía công nghệ đã tương đối dễ hiểu, không quá phức tạp. Khi đại dịch COVID-19 bùng phát và mọi người phải bắt đầu làm việc tại nhà, Microsoft Teams là một công cụ rõ ràng và tự nhiên để đảm đương việc này. Microsoft Teams đã ở đó và môi trường quen thuộc với bất kỳ ai sử dụng Microsoft Office 365. Nó tăng vọt trông thấy”.
Sự thay đổi tư duy mang tính bắt buộc là khuyến khích các tổ chức phải suy nghĩ lại về cách làm việc, cách các cá nhân, nhóm và người quản lý tương tác với nhau và quản lý thay đổi cần điều chỉnh theo trạng thái công việc bình thường mới tập trung vào tác động cảm xúc của sự thay đổi.
Bà Sarah Kaine, Phó giáo sư, Nhóm Kỷ luật quản lý và là Thành viên cốt lõi của Trung tâm Đổi mới Kinh doanh và Xã hội (Centre for Business and Social Innovation – CBSI), thuộc Đại học Công nghệ Sydney (UTS) cho biết:
“Thường thì việc miễn cưỡng cho phép làm việc từ xa phải thực hiện với một khái niệm khá lỗi thời về cách các nhà quản lý cần quản lý – ví dụ, bạn cần có khả năng ‘nhìn thấy’ mọi người thể hiện cách làm việc khá cứng nhắc khi biết đang có người theo dõi”.
Các xu hướng mới nổi trong trạng thái làm việc bình thường mới
Một số xu hướng mới nổi mà các tổ chức cần phải biết, khi họ lên kế hoạch cho trạng thái công việc bình thường mới lai (hybrid) bao gồm:
- Nguy cơ kiệt sức – Các tổ chức cần lưu ý về nhận thức mới về tính khả dụng. Theo Tiến sỹ Joseph Sweeney, một phản ứng phổ biến của mọi người trong công việc của họ là “làm việc chăm chỉ hơn và luôn ở trạng thái không dừng”. Những người đã bắt đầu làm việc tại nhà đang nhận được các cuộc gọi từ ông chủ của họ vào tối muộn, nhấn mạnh sự cần thiết phải vẽ lại ranh giới cho liên lạc ngoài giờ.
- Các mối quan tâm về sự thắng tiến trong sự nghiệp – Các tổ chức sẽ cần đánh giá lại cách đo lường hiệu suất. Các công cụ cộng tác có thể đo lường hoạt động, nhưng không phải là giá trị mà một cá nhân đã mang lại cho tổ chức. Các tổ chức hiện đang nhận thấy rằng, đó là “người hướng nội” đang đem đến những kết quả cụ thể, khi làm việc tại nhà, trong khi những người hướng ngoại dạng “cầu thủ ngôi sao” không còn là trung tâm của sự chú ý nữa.
- Nhu cầu về sự linh hoạt và sự đồng cảm— Nghiên cứu cho thấy, gần một nửa (47%) những người làm việc tại nhà báo cáo việc quản lý những yếu tố gây sao nhãng, mất tập trung tại nhà là một thách thức [2]. Các tổ chức cũng như người quản lý và đồng đội nên góp phần không chỉ giúp nhân viên tạo ra một môi trường không bị phân tâm, mà còn linh hoạt hơn trong việc giao việc và đồng cảm với những thách thức của mọi người khi làm việc tại nhà.
- Việc đào tạo và chuẩn bị công nghệ – Khi công nghệ trở thành một yếu tố chính ngày càng tăng đối với nhân viên, thì việc đào tạo sẽ cần phải song hành để có thể khai thác toàn bộ tiềm năng của phần cứng và phần mềm. Tiến sỹ Nitin Paranjape, Giám đốc điều hành (CEO) và người sáng lập của Công ty MacOffice Services Private Limited có trụ sở tại Ấn Độ, nhận xét: “Đã có những người chống lại sự thay đổi – thường là người cao tuổi, vì họ không bao giờ cần học cách sử dụng công nghệ. Họ luôn có sự hỗ trợ công nghệ thông tin trong phòng, khi họ cần”.
- Kết hợp yếu tố xã hội— Các tổ chức cần cố ý tập trung vào chính sách và văn hóa công ty hơn là công nghệ thô. Chỉ số xu hướng công việc của Microsoft [3] được phát hành vào tháng 4 năm 2020 đã phản ánh nhiệm vụ tương tác giữa người với người – số người bật video trong các cuộc họp của Microsoft Teams đã tăng gấp đôi so với trước khi làm việc tại nhà và đã trở thành xu hướng. Ngoài việc cho phép hội nghị truyền hình, các tổ chức cần tìm cách khuyến khích sự đổi mới, luồng ý tưởng sáng tạo và tình bạn khiến nhân viên cảm thấy rằng, họ là một phần có giá trị của một tổ chức.
Tương lai của công việc là bây giờ và lai
Tại cuộc gọi thông báo kết quả sản xuất – kinh doanh quý 2/2020 (tức là quý 4 năm tài chính 2019/2020, kết thúc vào ngày 30/6/2020) của Microsoft [4] đã báo cáo doanh thu tăng 6% trong Năng suất và Quy trình kinh doanh trong năm tài chính này, ông Satya Nadella, CEO của Microsoft đã chia sẻ: “5 tháng qua đã cho thấy rõ rằng, cường độ công nghệ là chìa khóa để phục hồi kinh doanh. Các tổ chức xây dựng năng lực kỹ thuật số của riêng họ sẽ phục hồi nhanh hơn và nổi lên từ cuộc khủng hoảng này mạnh mẽ hơn”.
Không còn nghi ngờ gì nữa, đại dịch COVID-19 đã đẩy nhanh quá trình chuyển đổi sang cách thức làm việc mới và mài giũa sự tập trung vào đổi mới trong khu vực. Đồng thời, môi trường văn hóa xã hội cũng có tác động đáng kể đến cách các tổ chức tiếp cận trạng thái công việc bình thường mới.
Trong một số trường hợp, các tổ chức đang trong quá trình tự sắp xếp theo phản ứng của chính phủ quốc gia đối với tính chất thay đổi của công việc. Ông Hidekazu Shoto, Giáo viên tiếng Anh Sáng tạo và Công nghệ Thông tin – Truyền thông của Trường tiểu học Ritsumeikan ở Nhật Bản đã chia sẻ cách trường tiểu học phải tìm cách ứng phó với môi trường pháp lý thay đổi xung quanh công việc mà chính phủ đang thực hiện. “Chúng tôi mới bắt đầu một hệ thống thời gian làm việc mới, để tuân thủ luật lao động mới ở Nhật Bản. Với suy nghĩ đó và hoàn cảnh cá nhân của mỗi giáo viên ở nhà, chúng tôi phải suy nghĩ làm thế nào để phù hợp với việc tuân thủ sự linh hoạt”, ông Hidekazu Shoto nói.
Ở các quốc gia mà việc đi lại từ nhà đến nơi làm việc kéo dài lâu hơn, thì các tổ chức sẽ thấy rằng, nhiều nhân viên muốn làm việc từ xa. Ông Andy Khoo, Trưởng phòng Kinh nghiệm khách hàng của Ngân hàng Maybank, có trụ sở tại Singapore, nhận xét: “Tính hấp dẫn thường là do sự thuận tiện của các chuyên gia có thể quản lý thời gian của chính họ. Chẳng hạn như có ít phương tiện đi lại và thời gian trên đường kéo dài – đặc biệt là ở các quốc gia như Indonesia, Thái Lan và Ấn Độ. Đối với những nơi khác, như Singapore, đơn giản là nhân viên thấy họ làm việc hiệu quả hơn khi làm việc tại nhà”.
Trong khi đó, các quốc gia có bất động sản đắt tiền – như Australia và Singapore – sẽ tìm thấy lợi ích tài chính khi chuyển sang mô hình nơi không gian văn phòng được chia sẻ và giữa các nhân viên dành một phần thời gian trong văn phòng và những lúc khác làm việc tại nhà.
Cách tiếp cận lai trong tương lai của công việc phản ánh cách những dòng công việc và cuộc sống cá nhân được giao thoa, không còn rạch ròi như trước. Chỉ số xu hướng công việc thứ hai của Microsoft [5] cho thấy, ngoài khoảng thời gian từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều (vốn là giờ làm việc thông thường), các cuộc trò chuyện của Microsoft Teams bên ngoài giờ làm việc thường lệ (trong thời gian 8 đến 9 giờ sáng và 18 đến 20 giờ tối) đã tăng từ 15% đến 23%, cao hơn bất kỳ thời gian nào khác trong ngày. Công việc cuối tuần cũng tăng vọt – các cuộc trò chuyện nhóm và vào thứ bảy, chủ nhật đã tăng hơn 200%.
Để xây dựng nơi làm việc tối ưu trong tương lai, các tổ chức sẽ cần đẩy nhanh quá trình xây dựng chính sách cho phép các cá nhân tách ra khỏi tiêu chuẩn giờ làm việc từ 9 đến 17 giờ, đặt ra những kỳ vọng hợp lý về tính khả dụng và chỉ số hiệu suất.
Bà Alicia Tung, Giám đốc phụ trách các hoạt động của Viện Great Place to Work (tạm dịch: Địa điểm tuyệt vời để làm việc) có trụ sở tại Trung Quốc cho biết: “Xét trên khía cạnh cảm xúc, chúng tôi vẫn chưa có được điều này. Nhưng cảm xúc đang đến dần. Trong 10 năm nữa, nếu tôi phải làm dự đoán rộng, thì tôi sẽ cho rằng, tỷ lệ 60-40 về mặt làm việc trong văn phòng so với làm việc từ xa”.
Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải làm mới sự tập trung của họ vào các chính sách cho phép duy trì các chiến lược bảo mật mạnh mẽ và cộng tác hiệu quả. Khi các biện pháp cách ly xã hội tiếp tục giảm bớt trong khu vực, bước tiếp theo sẽ là một sự tập trung đổi mới vào chính sách trong quá trình áp dụng hình thức làm việc lai bình thường mới này.
[1] https://www.microsoft.com/en-us/Investor/earnings/FY-2020-Q3/press-release-webcast
[2] CBS E-book: 250+ tips for telecommuting and managing remote workers (tạm dịch: Sách điện tử CBS: Hơn 250 lời khuyên dành cho hình thức làm việc từ xa và quản lý nhân viên từ xa)
[3] https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/04/09/remote-work-trend-report-meetings/
[4] https://www.microsoft.com/en-us/Investor/earnings/FY-2020-Q4/press-release-webcast
[5] https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/07/08/future-work-good-challenging-unknown/
Thông tin về Microsoft
Microsoft (có cổ phiếu giao dịch tại Sàn giao dịch chứng khoán Nasdaq, New York, Mỹ , với mã là “MSFT” @microsoft) cho phép chuyển đổi kỹ thuật số cho kỷ nguyên của đám mây thông minh và biên thông minh. Nhiệm vụ của Microsoft là trao quyền cho mọi người và mọi tổ chức trên hành tinh để đạt được nhiều hơn nữa.
Thông tin về TechRepublic Premium
TechRepublic Premium cung cấp cách nhanh nhất và thông minh nhất để giải quyết các vấn đề khó khăn nhất trong công nghệ thông tin hiện nay. Thư viện tài nguyên công nghệ thông tin cao cấp của TechRepublic Premium, bao gồm nghiên cứu thị trường gốc, công cụ tiết kiệm thời gian, mẫu chính sách công nghệ thông tin có thể tùy chỉnh và Sách điện tử toàn diện có đầy đủ nội dung tốt nhất từ TechRepublic và ZDNet. TechRepublic Premium cung cấp những hiểu biết sâu sắc mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần để đưa ra quyết định công nghệ thông tin thông minh. Tất cả ở một địa điểm.