Văn bản gửi ra bên ngoài vẫn 'ký tươi'

Áp dụng chữ ký số trong nội bộ, văn bản gửi ra bên ngoài vẫn ký “tươi”

Phát biểu mở đầu buổi làm việc, Bộ trưởng Mai Tiến Dũng nhấn mạnh việc đẩy mạnh triển khai xây dựng Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số, bảo đảm gắn kết giữa ứng dụng công nghệ thông tin với cải cách hành chính, lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm, tăng cường sự minh bạch hơn nữa trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Phương châm là “hành động nhanh, kết quả lớn, làm đâu chắc đấy; nghĩ lớn, nghĩ tổng thể nhưng bắt đầu từ những việc nhỏ nhất”. 

Bộ trưởng cho biết, nhận thức về Chính phủ điện tử ở các cấp, các ngành đã rõ nét hơn; huy động được sự vào cuộc của khu vực tư nhân, hỗ trợ của quốc tế, những chuyên gia giỏi trong và ngoài nước. 100% bộ, ngành, cơ quan, địa phương đã kết nối, liên thông và gửi, nhận văn bản điện tử với Trục liên thông văn bản quốc gia. Từ ngày 12/3/2019 đến ngày 12/6/2019, đã có 46.202 văn bản gửi và 130.989 văn bản nhận trên Trục liên thông văn bản quốc gia. Thay vì gửi, nhận văn bản hồ sơ giấy, việc chuyển hồ sơ điện tử mỗi năm tiết kiệm được 1.200 tỷ đồng.

Theo Bộ trưởng Mai Tiến Dũng, dự kiến ngày 24/6 sẽ khai trương Hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công việc của Chính phủ (e-cabinet), tháng 11/2019 khai trương cổng dịch vụ công quốc gia. Trước mắt, Văn phòng Chính phủ làm việc với 4 Bộ: Công Thương, Tài chính, Giáo dục và Đào tạo, Lao động - Thương binh và Xã hội, áp dụng phần mềm xử lý văn bản, thực hiện e-cabinet tới thành viên Chính phủ, tới Bộ trưởng. Toàn bộ phần mềm xử lý văn bản nội bộ trước đây được thay bằng phần mềm xử lý nội bộ đã thực nghiệm tại Văn phòng Chính phủ.

Tại buổi làm việc, các bộ, ngành đã báo cáo tiến độ thực hiện các nhiệm vụ được giao. Theo đại diện Bộ Thông tin và Truyền thông, về ứng dụng văn bản điện tử, hiện nay hoàn toàn áp dụng chữ ký số đối với đơn vị thuộc Bộ. Tất cả văn bản các đơn vị gửi cho nhau đều có chữ ký số và không sử dụng văn bản giấy, trừ trường hợp giấy phép hoặc liên quan đến tính pháp lý lâu dài như khen thưởng hoặc bổ nhiệm, lúc đó phải sử dụng bản giấy song song. Dự thảo văn bản gửi ra bên ngoài vẫn phải ký “tươi”, do vướng mắc về tính pháp lý liên quan Thông tư 01/2019/TT-BNV quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư và Nghị định 110/NĐ-CP về công tác văn thư.

Bộ trưởng Mai Tiến Dũng cho rằng, nếu Thông tư 01 và Nghị định 110 không phù hợp cần phải sửa, trước đây lưu hồ sơ giấy thì nay phải lưu hồ sơ điện tử. Thông tư 01 cho phép sử dụng văn bản điện tử chữ ký số như văn bản dùng thông thường trong các cơ quan nhà nước, không thể ban hành văn bản chữ ký số mà lại thực hiện theo văn bản chữ ký tươi; vấn đề khen thưởng, bổ nhiệm đều thực hiện chữ ký số, trừ trường hợp liên quan đến cơ mật. Dẫn Quyết định 28/2018/QĐ-TTg về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, Bộ trưởng cho biết, văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy và thay cho việc gửi nhận văn bản giấy. 

Làm rõ thêm, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Đặng Thanh Tùng cho biết, khi Đề án lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước được Thủ tướng ký ban hành phê duyệt và tổ chức thực hiện thì bản gốc của văn bản điện tử được lưu trên hệ thống tương tự như lưu trong tủ giấy của cơ quan. Tuy nhiên, các tài liệu được lưu trữ hiện chưa phù hợp với quy định của Luật Lưu trữ, vì theo quy định của Luật các văn bản tài liệu lưu trữ phải được lưu trữ ở cơ quan lưu trữ của nhà nước, chứ không phải trên máy chủ của các doanh nghiệp đang cung cấp. Hiện tại, việc lưu các tài liệu điện tử được phát hành đi cũng chưa hoàn toàn phù hợp với quy định của Luật Lưu trữ. Chính vì vậy, cần thiết xem xét ban hành Đề án về lưu trữ tài liệu điện tử.

Giải thích về việc Thông tư 01 quy định phải có văn bản giấy trong khi đã có văn bản điện tử được lưu ở văn thư (được hiểu là trên hệ thống), theo ông Tùng, vì Đề án về lưu trữ tài liệu điện tử chưa được thông qua nên chưa thể đảm bảo 100% là file điện tử trên server đó có bị biến mất hay bị sửa đổi không. Vì vậy, sau khi ký số, in ra giấy bản ký số đó để lưu ở cơ quan, được coi như là một biện pháp “bảo hiểm” cho nội dung văn bản chưa được thay đổi. Khi hệ thống tài liệu lưu trữ điện tử được thiết kế, vận hành đảm bảo quy định về bảo mật thông tin, việc in ra một bản có chữ ký điện tử sẽ không cần thiết.

Tránh việc mỗi người một kho

Báo cáo với Tổ công tác, Phó Chánh văn phòng Bộ Nội vụ Nguyễn Văn Thủy cho biết, 100% cán bộ, công chức của Bộ đã được cấp chứng thư số, hiện 100% văn bản ký số từ chuyên viên đến phòng, Chánh Văn phòng Bộ. Việc cung cấp dịch vụ công mức độ 3, 4 do có nhiều nội dung liên quan đến mức độ mật nên chưa triển khai được. Bộ đã thực hiện xử lý hồ sơ trên nền điện tử 3 cấp độ, từ cấp phòng, vụ đến lãnh đạo Bộ. 

Hai nhiệm vụ giao cho Bộ Nội vụ đã quá hạn nhưng chưa hoàn thành được Tổ công tác điểm ra là nhiệm vụ xây dựng Đề án Cơ sở dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức (tháng 4/2019) và Đề án thực hiện nhiệm vụ lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước. Lý giải vấn đề này, ông Nguyễn Văn Thủy cho biết, Bộ đã triển khai xin ý kiến bộ, ngành, địa phương về Đề án Cơ sở dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức. Trên cơ sở ý kiến này, một số vấn đề đang được Bộ phối hợp với Ban Tổ chức Trung ương để hoàn thiện Đề án. 

Cùng với đó, ông Nguyễn Văn Thủy cũng nêu lên những khó khăn trong việc gửi, nhận văn bản trên Trục liên thông văn bản quốc gia như văn bản đến đôi khi còn chậm, trạng thái tổng hợp không đầy đủ. Nhiều bộ, ngành khi gửi văn bản lên Trục liên thông chưa đầy đủ, chưa đúng quy định, thiếu hồ sơ kèm theo gây khó khăn cho người tiếp nhận.

Sau khi nghe báo cáo của Bộ Nội vụ, Bộ trưởng Mai Tiến Dũng thẳng thắn cho rằng, Bộ Nội vụ là cơ quan thường trực của Ban Chỉ đạo Cải cách hành chính “mà không chịu thay đổi từ con người, không có cải cách thì không thể nói được ai. Ngay cả công bố dịch vụ công của Bộ Nội vụ cũng là chậm nhất”. Bộ trưởng nêu, trong tổng số 369 văn bản Văn phòng Chính phủ nhận được của Bộ Nội vụ, chỉ có 39 văn bản ký số, tỷ lệ 10,57% - rất thấp so với các bộ, trong đó Bộ Thông tin và Truyền thông là 56%.

Bộ trưởng Mai Tiến Dũng đề nghị Bộ Nội vụ ứng dụng tốt công nghệ thông tin trong nội bộ, bởi người ban hành văn bản không làm thì không thể làm gương được. “Giờ liên quan đến đấu thầu mà có địa phương không dám mua 1 chiếc iPad. Trong khi có địa phương mua hẳn ô tô. Như vậy để thấy cùng một việc, nhưng mỗi địa phương làm một cách khác nhau, do người chỉ đạo, do người đứng đầu. Riêng với Bộ Nội vụ, phải ứng dụng mạnh mẽ về xử lý hồ sơ thực chất trong phạm vi nội bộ, hoàn thành sớm Đề án về lưu trữ tài liệu điện tử vì đây là vấn đề rất quan trọng cho thực thi… Đề nghị cơ quan thường trực của Ban Chỉ đạo Cải cách hành chính phải quyết liệt lên. Văn phòng Chính phủ làm sai cũng phải xin lỗi các bộ, phải tôn trọng người khác để xin lỗi, để đàng hoàng mà làm”, Bộ trưởng nhắc nhở. 

Ông đề nghị Bộ Nội vụ kiên quyết cải cách trong nội bộ. Khi nào Bộ công bố dịch vụ công, Tổ công tác sẽ trực tiếp xuống kiểm tra. Dịch vụ công này phải công bố công khai toàn bộ các bộ thủ tục. Bộ cần sớm hoàn thiện Đề án về cán bộ, công chức, viên chức, kết hợp với cơ quan của Đảng xây dựng hệ thống kết nối chia sẻ dữ liệu để tiết kiệm, tránh việc mỗi người một kho, không cần thiết.

Bộ trưởng Mai Tiến Dũng cũng đề nghị các bộ, ngành nâng tỷ lệ văn bản ký số, giải quyết hồ sơ trên nền điện tử. Hiện cấp chứng thư số rất nhiều nhưng hiệu quả không đạt như yêu cầu. “Nếu Bộ trưởng quyết liệt, ở đó thành công. Nếu Bộ trưởng không quan tâm, đưa lên không ký thì mãi cũng chán, chả lẽ suốt ngày gọi thư ký báo cáo Bộ trưởng hộ tôi, tôi chuyển rồi. Mỗi lần thế, tiền điện thoại, “tiền cá quá tiền cơm”, người ta chán không trình nữa, lúc ấy phải trách người ký chứ không phải trách anh em. Nếu làm tốt thì sẽ thành guồng máy, dây chuyền”, Bộ trưởng Mai Tiến Dũng nói.