Cây 'sáng kiến' trong cải cách hành chính

Nhiều sáng kiến đổi mới công tác quản lý

Năm 2015, anh Nguyễn Văn Cẩn về công tác tại Phòng Nội vụ huyện Việt Yên. Không học chuyên ngành Công nghệ thông tin nhưng với sự yêu thích và niềm đam mê, anh luôn chủ động mày mò, tìm tòi, học hỏi để sử dụng thành thạo công nghệ.

Từ năm 2018 đến nay, anh cùng với đồng nghiệp tìm ra nhiều giải pháp, sáng kiến nhằm đổi mới công tác quản lý, cải cách thủ tục hành chính, xây dựng chính quyền số. Các ý tưởng của anh đã được áp dụng trong thực tiễn và được cơ quan chuyên môn đánh giá cao, đem lại hiệu quả trong công việc.

Điển hình, tháng 5, 6 năm 2021, khi huyện Việt Yên là tâm dịch COVID-19 của cả nước, số lượng công nhân, lao động cách ly lớn khiến việc theo dõi số lượng này trong khung cách ly gặp nhiều khó khăn. Được lãnh đạo huyện giao nhiệm vụ, anh Cẩn đã sử dụng ứng dụng Google sheet để thiết lập địa chỉ báo cáo trực tuyến (online) cho 61 khung cách ly của huyện, theo địa chỉ http://bit.ly/diachibaocaokhung.

Báo cáo online giúp cho trưởng khung cách ly có được dữ liệu điện tử về các công dân, giảm thời gian tổng hợp báo cáo cấp trên; giảm khâu tổng hợp dữ liệu của chuyên viên; giúp cho lãnh đạo huyện, Ban Chỉ đạo phòng, chống COVID-19 huyện thường xuyên nắm được các thông tin của công dân trong khung cách ly như: Số phòng, chỗ, người hiện có trong khung, số phòng, chỗ còn trống trong khung cách ly, thời gian trong khung cách ly của từng công dân… để từ đó kịp thời lãnh đạo, chỉ đạo công tác phòng, chống dịch.

Khi tỉnh Bắc Giang triển khai kế hoạch đưa lao động ngoại tỉnh đủ điều kiện, có nguyện vọng về quê nhằm hạn chế tình trạng lây nhiễm, số lượng công nhân lao động ở các tỉnh khá lớn (khoảng trên 65 nghìn người), quê quán ở nhiều tỉnh, thành khác nhau, lại đang ở trọ trong hơn 1.000 hộ gia đình. Do đó, để phân loại công nhân theo quê quán, nơi tạm trú, mỗi xã đều có cán bộ làm tổng hợp để báo cáo lãnh đạo cấp trên.

Tuy nhiên, dữ liệu báo cáo của các xã gửi lên không đồng nhất gây khó khăn cho công tác chỉ đạo phòng, chống dịch. Với những kỹ năng về tin học, anh Cẩn đã mày mò, sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin, thiết lập địa chỉ báo cáo online cho 17 xã, thị trấn trên địa bàn huyện để báo cáo số công nhân theo đúng quê quán. Qua đó, Ban Chỉ đạo phòng, chống COVID-19 huyện Việt Yên kịp thời báo cáo UBND tỉnh, gửi các tỉnh bạn xây dựng phương án đưa công nhân về quê.

Trong bối cảnh dịch bệnh căng thẳng, toàn huyện phải cách ly xã hội, Cuộc bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XV và đại biểu HĐND các cấp nhiệm kỳ 2021-2026 diễn ra, để giúp Ủy ban Bầu cử huyện nắm bắt kịp thời, chính xác kết quả cử tri tham gia bỏ phiếu tại các khu vực, anh Cẩn đã nghiên cứu thiết lập chương trình tổng hợp báo cáo công tác bầu cử đại biểu Quốc hội. Trong đó, anh sử dụng ứng dụng One driver kết hợp với Google sheet để 17 xã, thị trấn thực hiện báo cáo online trước, trong, sau ngày bầu cử.

Với phương pháp này, khi các xã, thị trấn nhập báo cáo online trên địa chỉ riêng của đơn vị mình, số liệu tự động cập nhật trên biểu tổng hợp chung của toàn huyện, qua đó giúp UBND huyện thu thập được số liệu một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và hiệu quả.

Tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân

Tháng 10/2021, anh Cẩn chuyển công tác về xã Hương Mai, giữ chức Phó Chủ tịch UBND xã. Công tác tại địa bàn xã, tiếp xúc trực tiếp với người dân, doanh nghiệp, anh Cẩn đã có nhiều sáng kiến trong cải cách hành chính, tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp trong quá trình làm việc.

Năm 2022, anh có sáng kiến “Hệ thống hóa danh mục các thủ tục hành chính, thực hiện niêm yết bản giấy, tích hợp mã QR và liên kết chức năng nộp hồ sơ trực tuyến”. Theo đó, thay vì một lĩnh vực dùng chung một mã QR, anh đã dành thời gian bóc tách thành các mã riêng với từng thủ tục để người dân dễ tra cứu. 

Đến nay, 100% thủ tục hành chính của 13 lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND xã được gắn mã QR, niêm yết bản giấy và niêm yết bằng bảng điện tử. Cùng đó, anh tạo mã QR 25 thủ tục hành chính thiết yếu theo Đề án 06 của Chính phủ để niêm yết tại Bộ phận "một cửa" xã và Nhà văn hóa các thôn tạo điều kiện thuận lợi cho người dân tra cứu, nộp hồ sơ trực tuyến.

Để người dân có thể nộp hồ sơ trực tuyến một cách dễ dàng, anh đã thiết kế mẫu “Thẻ dịch vụ công” gồm thông tin tài khoản, mật khẩu, quy trình thực hiện và phát cho công dân khi giải quyết thủ tục hành chính. Nhờ đó, người dân nhớ tài khoản, cách đăng nhập, nộp hồ sơ trực tuyến. Với cách làm này, số lượng hồ sơ trực tuyến của xã tăng cao, riêng năm 2022 đạt 71,1%.

Xã Hương Mai có 8 thôn, gần 12 nghìn dân. Trong quá trình theo dõi Bộ phận "một cửa", anh Cẩn nhận thấy có nhiều người dân đến đây hỏi các thủ tục hành chính lặp đi lặp lại. Trong khi đó, công chức Bộ phận "một cửa" lại nhiều việc, rất mất thời gian khi phải giải thích, hướng dẫn cho nhiều người.

Trước khó khăn trên, năm 2023, anh đã nghiên cứu xây dựng “Trợ lý ảo” hỗ trợ người dân và doanh nghiệp giải quyết thủ tục hành chính. Trợ lý ảo hoạt động trên nền tảng Zalo “UBND xã Hương Mai”. Trong trợ lý ảo, anh Cẩn đã lập danh sách 4 lĩnh vực thường xuyên phát sinh hồ sơ gồm Tư pháp; Lao động, Thương binh và Xã hội; Đất đai, Tài nguyên và Công an. Cùng đó, anh xây dựng bộ câu hỏi, câu trả lời ngắn gọn và dễ hiểu, với các tiện ích: Hỏi - đáp; tải biểu mẫu; nộp hồ sơ trực tuyến đều thực hiện trong một ứng dụng nên dễ sử dụng, giúp người dân, doanh nghiệp được giải đáp, hỗ trợ nộp hồ sơ trực tuyến mọi lúc, mọi nơi, giảm thiểu chi phí vận hành đội ngũ hỗ trợ, tư vấn của bộ phận một cửa.

Chị Nguyễn Thị Xuyến, thôn Xuân Minh, xã Hương Mai cho biết: “Việc sử dụng trợ lý ảo giúp tôi nhanh chóng biết được các giấy tờ cần thiết khi làm khai sinh cho con mà không phải đến tận xã để hỏi. Cùng đó, có thể nộp hồ sơ trực tuyến ngay tại nhà, tôi tiết kiệm được thời gian và công sức đi lại”.

Chia sẻ về những sáng kiến, anh Cẩn cho biết, sáng kiến anh tâm đắc nhất là “Trợ lý ảo” hỗ trợ người dân và doanh nghiệp giải quyết thủ tục hành chính trên nền tảng Zalo “UBND xã Hương Mai”. Trong thời gian tiếp theo, anh sẽ tiếp tục cố gắng có thêm nhiều sáng kiến áp dụng vào thực tiễn, hướng đến sự hài lòng của người dân và doanh nghiệp trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính.

Những đóng góp của anh trong lĩnh vực cải cách hành chính từ khi công tác ở Phòng Nội vụ huyện  Việt Yên, đến khi về làm Phó Chủ tịch xã, đã giúp cho chỉ số cải cách hành chính của huyện năm sau cao hơn năm trước và luôn được cấp trên đánh giá cao. Ba năm liền, từ năm 2019 đến năm 2021, Việt Yên liên tiếp dẫn đầu chỉ số cải cách hành chính cấp huyện. Bên cạnh đó, năm 2022, xã Hương Mai đã vươn lên dẫn đầu bảng xếp hạng chỉ số cải cách hành chính các xã, thị trấn trên địa bàn huyện.

Ông Nguyễn Xuân Chiến, Chủ tịch UBND xã Hương Mai nhận định, từ khi về công tác tại xã, đồng chí Cẩn nhanh chóng tiếp cận công việc, hòa nhã với anh em đồng nghiệp, tích cực hướng dẫn đồng nghiệp sử dụng công nghệ thông tin trong giải quyết công việc. Trong lĩnh vực cải cách hành chính, đồng chí Cẩn đã có nhiều sáng kiến tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân khi đến giải quyết công việc, 100% người dân đánh giá hài lòng khi đến thực hiện các thủ tục hành chính.

Với những đóng góp của mình, ngày 23/5, anh Cẩn là một trong 31 cá nhân trên toàn quốc được Thủ tướng Chính phủ có Quyết định tặng Bằng khen do có thành tích xuất sắc trong các phong trào thi đua yêu nước.