Thông qua hoạt động nghiên cứu, khảo sát doanh nghiệp và cơ quan giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến cơ sở bán lẻ thuốc, điều kiện an toàn thực phẩm, xuất nhập khẩu và kiểm tra chuyên ngành tại một số địa phương, bà Phạm Thị Ngọc Thủy, Phó Giám đốc thường trực Văn phòng Ban IV cho biết, doanh nghiệp thường tìm hiểu thông tin liên quan đến thủ tục hành chính thông qua kinh nghiệm của các doanh nghiệp thực hiện trước đó, qua các lớp tập huấn được tổ chức bởi cơ quan quản lý nhà nước hoặc trực tiếp tại bộ phận đầu mối cơ quan quản lý mà ít khi tìm hiểu từ các “cổng thông tin điện tử”, nơi công khai danh mục cũng như quy định chi tiết về các thủ tục hành chính.
Khi chuẩn bị hồ sơ thực hiện thủ tục hành chính, doanh nghiệp thường trực tiếp chuẩn bị hồ sơ, chỉ riêng nhóm xuất nhập khẩu có xu hướng thuê dịch vụ từ các công ty logistics/đại lý hải quan, song việc làm này cũng xuất phát từ sự phức tạp của thủ tục hành chính, do vậy, thay vì doanh nghiệp chủ hàng phải sinh ra bộ phận chuyên theo đuổi quy trình thủ tục thì họ thường thuê một đơn vị chuyên làm dịch vụ, có bề dày trong việc nghiên cứu và tìm hiểu quy định pháp lý.
Nhiều doanh nghiệp cho biết, họ thường lúng túng với các thành phần hồ sơ có quy định/mô tả không rõ ràng, không có mẫu. Đây chính là vấn đề mà lâu nay các cơ quan truyền thông vẫn đề cập, đó là thời gian chuẩn bị hồ sơ của doanh nghiệp diễn ra khá lâu và chưa kể các quy định không rõ ràng còn tạo ra hệ lụy là tình trạng tùy nghi, lạm dụng của cán bộ, công chức cơ quan nhà nước trong giải quyết thủ tục hành chính.
Kết quả khảo sát cũng chỉ ra rằng doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp cao hơn trực tuyến vì để “cảm thấy yên tâm” hoặc do thiếu thông tin liên quan tới các lựa chọn về cách thức nộp hồ sơ, hoặc do năng lực sử dụng internet hạn chế. Họ ít nhận được giấy xác nhận “hướng dẫn bổ sung hồ sơ” mà chủ yếu là hướng dẫn miệng.
Đặc biệt là tình trạng hệ thống thông tin thiếu đồng bộ, liên thông và công nghệ, hạ tầng mạng còn nhiều hạn chế dẫn đến việc thực hiện “nửa điện tử, nửa giấy”, gây nhiều khó khăn cho cả cơ quan giải quyết thủ tục cũng như doanh nghiệp. Đa số doanh nghiệp nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính trực tiếp tại cơ quan nhà nước, thậm chí, “một số thủ tục đặc thù, doanh nghiệp cho biết phải dùng nhiều cách để nhận kết quả đúng hạn”, bà Phạm Thị Ngọc Thủy cho hay.
Từ góc nhìn của cơ quan quản lý, các cán bộ, công chức cũng cho rằng chưa có “thước đo” hiệu quả cung cấp thông tin cho doanh nghiệp từ các kênh công bố, công khai thủ tục hành chính. Về cơ bản, với các thủ tục được khảo sát, cán bộ, công chức không gặp khó khăn liên quan tới quy trình thực hiện; tuy nhiên lại gặp khó khăn về nhân lực thực hiện thủ tục hành chính đó; hoặc hạ tầng mạng, hay cơ sở vật chất, máy móc phục vụ kiểm tra, thẩm định, đánh giá chất lượng...
Câu chuyện được đưa ra tại Hội thảo là ở Quảng Nam, để thẩm định cấp chứng nhận đạt chuẩn “Thực hành tốt nhà thuốc” (GPP) cho một nhà thuốc ở huyện Tây Giang, đoàn cán bộ của Sở Y tế (4 người) phải đi từ sáng sớm và về lúc đêm tối, trên tổng quãng đường gần 400km. Tuy nhiên, khi trở về thì nghe được tin trong thời điểm đoàn đi lại có một nhà thuốc khác cũng ở Tây Giang nộp hồ sơ xin thẩm định và hành trình gần 400km lại phải lên lịch để tiến hành. Đây là gánh nặng lớn trong triển khai thực hiện các quy định.
Bên cạnh đó là tình trạng một số quy định hướng dẫn không rõ, cơ quan thực hiện thủ tục hành chính chủ động hướng dẫn kiểu “vận dụng” vì không có biện pháp nào để đối chiếu hoặc đánh giá tính chính xác của các hướng dẫn đó. Chẳng hạn, thủ tục về có đủ nước sạch để cung cấp trong lĩnh vực an toàn thực phẩm, thành phố Đà Nẵng đã “quy đổi” thành hóa đơn tiền nước. Điều này khiến doanh nghiệp phản ứng vì khi nào có giấy phép mới hoạt động, hóa đơn tiền nước chỉ có khi cơ sở đó đã hoạt động, không thể quy đổi được.
Hay như thủ tục trong lĩnh vực dược, với quy định người phụ trách chuyên môn của nhà thuốc phải có mặt ở nhà thuốc khi kiểm tra, họ chỉ có thể đảm nhận chuyên môn của một nhà thuốc nhưng hiện giữa các địa phương chưa có sự liên thông về thông tin, không có dữ liệu chung, nên nhiều địa phương như Quảng Nam phải gọi điện thoại sang một số tỉnh khác để kiểm tra. Còn Đà Nẵng vận dụng bằng cách đề nghị dược sỹ cung cấp giấy tờ chứng minh chỉ liên quan tới một nhà thuốc đó, phát sinh nhiều loại giấy tờ không có trong quy định thành phần hồ sơ.
Nhiều ý kiến tại Hội thảo cho rằng thủ tục, một số quy định trong thủ tục mang tính hình thức, chưa sát với yêu cầu, mục tiêu quản lý, gây vướng mắc cho cả doanh nghiệp và cán bộ, công chức. So với việc đăng ký cấp mới GPP, việc thực hiện thủ tục đánh giá duy trì GPP là gánh nặng hơn cho doanh nghiệp/nhà thuốc, do còn tình trạng nhiều đoàn đến kiểm tra nhà thuốc trong năm nhưng khi kiểm tra để cấp lại GPP thì không có sự kế thừa các kết quả kiểm tra đó, doanh nghiệp luôn trong tình trạng nơm nớp chờ đoàn kiểm tra đến.
Doanh nghiệp/nhà thuốc cũng bày tỏ gặp nhiều khó khăn trong việc đảm bảo sự có mặt thường xuyên của dược sĩ phụ trách chuyên môn tại nhà thuốc. Có những nhà thuốc mà chủ trực tiếp là cử nhân chuyên môn than rằng, họ không thể đi du lịch hay làm việc riêng, không dám rời nhà thuốc vì sợ bị kiểm tra đột xuất lại thành vi phạm.
Xu hướng kiến nghị cải cách đến từ cả hai khu vực công và tư đó là cắt giảm các quy định, thành phần hồ sơ không cần thiết, không có giá trị thực tiễn gắn với mục tiêu quản lý nhà nước; giảm đầu mối kiểm tra chuyên ngành, giảm danh mục/tần suất kiểm tra và đẩy mạnh “xã hội hóa”/"tư nhân hóa” hoạt động kiểm tra, kiểm định với các mặt hàng đang phải thực hiện quy định về kiểm tra chuyên ngành theo đúng chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
Theo đại diện Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh, giảm các biểu mẫu trong thực hiện thủ tục GPP, những danh mục tài liệu mô tả thuần túy về trang thiết bị là cần thiết. Vị đại diện này cũng chỉ ra rằng việc xác minh hành nghề dược sỹ phụ trách chuyên môn còn khó khăn, cần phần mềm từ Bộ Y tế và nguồn dữ liệu để khi các tỉnh thành cấp chứng chỉ hành nghề cho cá nhân nào đó là các địa phương đều biết. Một số địa phương ít nhà thuốc có thể gửi văn bản hỏi các địa phương khác nhưng “ở Thành phố Hồ Chí Minh làm các động tác đó thì sở y tế các tỉnh, thành còn lại tối ngày chỉ có trả lời cho Thành phố Hồ Chí Minh vì hiện tại đây có khoảng 6.000 nhà thuốc và 1.000 công ty”.
Dẫn câu chuyện cấp visa vào Pháp và châu Âu hiện đã do một công ty được sứ quán Pháp ủy quyền thực hiện và chỉ mất 750.000 đồng phí dịch vụ, làm thủ tục trong vòng 15 phút, sau một vài ngày đã có visa thay vì quy trình cũ kéo dài trên 1 tuần tới 2 tuần, bà Bùi Kim Thùy, Trưởng đại diện Hội đồng Kinh doanh Hoa Kỳ - ASEAN cho rằng cần mạnh dạn xã hội hóa, tư nhân hóa.
Khu vực công chỉ nên làm chính sách cho tốt, ổn định và kiểm soát tốt việc thực hiện chính sách đó, thay vì việc hiện nay doanh nghiệp đang phàn nàn luật vừa ra đã sửa, nghị định sửa nghị định, thông tư sửa thông tư, đè lên nhau, rối như canh hẹ, khiến cho không hợp nhất được vào một văn bản, doanh nghiệp tra cứu rất khổ. Những nội dung nào khu vực tư làm được, kết nối hiệu quả khu vực công - tư thì nên trao quyền cho họ.