Văn phòng tại một đơn vị làm việc theo chế độ giãn cách từ xa.
GS. TS Bùi Tùng – Giám đốc điều hành chương trình MBA cấp cao của trường Kinh doanh Shidler, Đại học Hawaii tại Việt Nam nhận định, do ảnh hưởng của dịch COVID-19, nhiều doanh nghiệp tại các nước áp dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào vận hành và làm việc từ xa. Ví dụ như tại Mỹ, 83% các công ty bắt buộc làm việc từ xa.
Còn kết quả khảo sát hơn 350 doanh nghiệp Việt Nam cho thấy, đã có % số doanh nghiệp bắt đầu sử dụng mô hình "nửa văn phòng nửa làm việc từ xa", 27% giảm số lượng nhân viên làm việc trong văn phòng, và chỉ 8% chưa công nhận làm việc từ xa có hiệu quả. Như vậy cũng là một sự thay đổi đáng kể vì trong quý 4 năm 2020, kết quả khảo sát cho thấy đa số các công ty vẫn muốn nhân viên làm việc tại công ty, chỉ 11% khuyến khích nhân viên làm việc tại nhà.
Nhưng để làm việc từ xa hiệu quả, các đơn vị cần có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin để quản lý luồng công việc. “Nghiên cứu cũng đã chỉ ra những điều kiện quan trọng cho làm việc từ xa, bao gồm phải có phương thức liên lạc tối ưu hóa, công nghệ tốt và tư duy của công ty (hỗ trợ tinh thần, động viên những người làm việc từ xa). Thế giới đang sống trong thời điểm có nhiều thay đổi, khó có thể tính toán trước được, gây nhiều khó khăn cho doanh nghiệp, nhất là ảnh hưởng của dịch COVID-19. Nếu trước đây, các đơn vị thường tập trung vào hiệu quả tăng trưởng thì nay sẽ phải tập trung vào các mô hình vận hành phục hồi, kinh doanh không gián đoạn. Trước khi áp dụng công nghệ thông tin, làm việc ở bất cứ đâu (WFA) doanh nghiệp cần nghĩ đến thay đổi mô hình kinh doanh của mình”, GS.TS Bùi Tùng chia sẻ.
Chiến lược làm việc ở bất cứ nơi nào đang có một số mô hình sau: Mô hình WFH – Làm việc tại nhà; Mô hình satellite office – văn phòng vệ tinh thuộc công ty; Mô hình Neighborhood – văn phòng chia sẻ; Mô hình Mobile worker – làm việc di động.
Nếu doanh nghiệp muốn áp dụng làm việc từ xa thì phải tạo ra được văn hóa để mọi người sẵn lòng làm việc từ xa. Trước khi cho nhân viên làm việc từ xa, doanh nghiệp nên tạo cho họ các kỹ năng công nghệ và kỹ năng làm việc để họ có thể chủ động làm việc được. Nếu hội tụ được các điều kiện như tạo được kỹ năng tốt, văn hóa, công nghệ tốt thì năng suất công việc vẫn tăng trưởng rất tốt.
Chia sẻ sự khủng hoảng ngay chính doanh nghiệp mình khi bùng phát dịch, ông Phạm Duy Phúc, Tổng Giám đốc Công ty TNHH MTV Viễn thông Quốc tế FPT (FTI, thuộc FPT Telecom) cho biết, dịch COVID-19 xuất hiện khiến mọi thứ đều trở nên bị động. FTI gặp nhiều khó khăn trong việc thu hút và giữ chân khách hàng, đặc biệt trong ngành giáo dục, du lịch vốn bị ảnh hưởng nặng nề của đại dịch. Song do thích ứng nhanh, ngay từ năm 2020, công ty đã số hóa toàn bộ quy trình hoạt động, tiến hành tái cấu trúc tổ chức và mô hình kinh doanh phù hợp với tình hình mới và đã thu nhận được kết quả tốt.
Bên cạnh đó, FTI xác định tài sản lớn nhất chính là con người, nhân sự, phải đảm bảo an toàn cho nhân viên để khi họ gặp vấn đề có thể được hỗ trợ ngay. Đồng thời, đơn vị xây dựng tình huống khi có nhân sự bị nhiễm bệnh, xây dựng quỹ đóng góp tự nguyện, động viên tinh thần, giữ mối liên lạc với nhân viên…
Để có thể đạt hiệu quả cao khi làm việc tại nhà, theo ông Phạm Duy Phúc cần đặt ra kỳ vọng rõ ràng cho nhân viên như giao việc phải rất cụ thể, có yêu cầu về kết quả đạt được, đồng thời phải phản hồi nhanh chóng cho nhân viên, hỗ trợ cho họ kịp thời.
Còn ông Nguyễn Bằng, Giám đốc nhân sự 365 Group đã chia sẻ kinh nghiệm sử dụng công nghệ và nhiều phần mềm khác nhau để bảo đảm hoạt động thường ngày. Để quản lý nhân sự trong giai đoạn dịch, đơn vị sử dụng nền tảng Base HRM, giúp giải quyết được từ 60-70% hạng mục công việc, nhân viên thấy được giá trị ứng dụng công nghệ thông tin và có thể làm việc và chấm công tại nhà mà vẫn duy trì và đạt được các mục tiêu, dự án mới.
Theo các chuyên gia, doanh nghiệp vừa và nhỏ có hạn chế về nguồn lực và tài chính song khả năng xoay chuyển nhanh và linh hoạt, đó chính là lợi thế lớn. Ở Việt Nam, công ty dạng này dễ dàng chuyển đổi số hơn và khó khăn nhất chính là tính hệ thống hóa.
Theo khảo sát mới đây từ FPT, với tình hình dịch COVID-19 như hiện nay, trên 60% doanh nghiệp khẳng định sẽ xây dựng và triển khai chính sách làm việc từ xa cho nhân viên. Hơn 91% doanh nghiệp đã thực hiện hoặc có kế hoạch triển khai công nghệ để đảm bảo kinh doanh liên tục. Trong đó, ưu tiên hàng đầu là tối ưu quy trình cộng tác nội bộ, quản lý đánh giá phát triển nhân sự và xây dựng hạ tầng kỹ thuật nội bộ.
Để xây dựng môi trường làm việc từ xa với sự hỗ trợ của ứng dụng công nghệ, nhiều chuyên gia trong lĩnh vực này cho rằng, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ công cụ cần thiết, thiết lập quy trình làm việc online, xây dựng hệ thống đảm bảo an ninh an toàn và đưa dữ liệu lên nền tảng điện toán đám mây. Doanh nghiệp cũng cần quan tâm, đầu tư để hình thành văn hóa làm việc trực tuyến cho toàn bộ nhân viên.